Executive Assistant

PARADOX

Attention

Tu rêves d’une aventure avec de l’ambition, d’un nouveau défi, d’avoir des responsabilités et l’espace pour avoir un véritable impact.

On est à la recherche d’un(e) Top Gun : Executive Assistant

Pragmatique et problem solver
Sens du service et des détails
en capacité de gérer des projets variés avec BEAUCOUP d’autonomie.

  • Full time Job
  • Ideal Location : Dubai
  • Remote Partially Possible

Ta mission principale est de prendre en charge l’aspect administratif et décharger notre CEO des tâches et projets des plus simples aux plus complexes qui exigent discrétion et excellence et ainsi lui permettre de se concentrer uniquement sur sa zone de génie.

 

Pour rendre le texte efficace et facile à lire certains adjectifs/noms sont écrits au masculin mais soyons clairs tous se conjuguent parfaitement au féminin !
Pour nous l’excellence n’a pas de genre et d’ailleurs l’équipe est constituée à 50% de femmes. 

Plus qu’un(e) simple executive assistant, on cherche presque un bras droit sur lequel il peut s’appuyer, qui soit prêt à s’impliquer à 200% sur le long terme dans notre aventure humaine et entrepreneuriale.

Libérer David, c’est lui permettre d’être plus disponible pour son rôle de CEO, et donc d’être présent pour les équipes, améliorer nos produits et donner le sourire à nos clients, trouver la prochaine idée qui va tout changer, créer une entreprise extraordinaire où chacun s’épanouit et où tous ensemble on crée de l’exceptionnel.

Contrairement à d’autres postes, celui-ci requiert que tu vives à Dubaï ou désires t’y installer, il s’agit donc d’un poste à temps plein depuis nos magnifiques bureaux à Dubaï. ( Si tu ne vis pas à Dubai, nous ferons 3 mois de tests en remote pour ne pas bousculer ta vie inutilement )

Si tu rêves d’une vie, qui ressemble plus à une aventure avec ses rebondissements et ses challenges plutôt qu’une vie toute tracée et stable, alors ce poste est taillé pour toi.

ATTENTION, Tu dois être polyvalent, en recherche constante d’excellence et surtout tu aimes simplifier la vie des autres.

🎯 Tes 5 missions principales :

1. Bras droit administratif et stratégique, de sorte à prendre en charge de A à Z les missions administratives, RH, légales de notre CEO

  • Relecture de contrats et coordonner les projets juridiques avec les avocats 
  • Superviser le projet de A à Z
    • Ex : David te demande de déposer une marque, mettre à jour les CGV sur tous les sites
  • Mettre en forme des documents ou les synthétiser
  • Recherche et analyse
    • Effectuer des recherches et construire des tableaux d’analyse 
    • Ex : Faire une analyse des tarifs des banques
  • Apporter des solutions plutôt que des problèmes à David

KPI : David doit pouvoir s’appuyer les yeux fermés sur toi, capable de prédire comment David prendrait les décisions. et si tu as besoin de lui, lui pré-mâcher un maximum le travail pour rendre le processus de décision facile.

2. Documenter et organiser les procédures et systèmes de l’entreprise et participer activement à l’excellence opérationnelle des équipes

  • Création de process et amélioration de ceux existants
  • Extraire et documenter au fur et à mesure les critères de choix de David soit pour faciliter la prise de décision ou 
  • Aider l’équipe à extraire les étapes nécessaires à l’excellence d’une tâche
  • Prise de notes d’une réunion, et les mettre en forme
  • Créer une arborescence de process clairs
  • Uniformiser la mise en forme, les codes couleurs et nomenclature de l’ensemble des process

KPI : Chaque mois l’entreprise a plus de process, les process sont plus clairs, mieux organisés et les équipes les utilisent de plus en plus.
On veut littéralement construire une source de Sagesse et d’excellence sur laquelle chaque personne de l’équipe peut s’appuyer.
Chez nous les process n’ont pas pour but d’éviter de réfléchir mais de systématiser l’excellence et libérer de l’espace mental pour faire encore mieux.

3. Gérer les projets de A à Z et suivre les tâches associées

  • Déléguer à d’autres assistant(e)s des tâches à plus faible valeur ajoutée et suivre leurs tâches
  • Superviser des assistant(e)s et prestataires  mais aussi contribuer à les faire s’approcher de l’excellence par le suivi, la vérification, tes feedbacks et savoir dire quand ça va pas!  (c’est dans une de nos valeurs “Seek the extra-inch ) 
  • Prend en charge le suivi complet de dossiers (contrats et négociation de fournisseurs, gestion administrative du personnel, gestion comptable, reporting …) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, …).
  • Servir d’interface avec différents services : ressources humaines, juridique, financier, communication, marketing et commercial.

4. Totalement décharger David des tâches simples Administratives

  • de la résiliation d’un abonnement électrique, à la recherche de locaux ou d’un lieu d’événement, le changement d’adresse du siège de l’entreprise
  • Assurer le règlement de factures récurrentes, ou de fournisseurs 
  • Effectuer les virements des salaires
  • Gérer le désabonnement et la désinscription de divers services
  • Organiser des rendez-vous
  • Effectuer des tâches comptables 
  • Gérer l’onboarding des nouveaux employés : signatures de contrats…

5. Trouver d’excellents prestataires, fournisseurs, partenaires, collaborateurs dans le top 10%

  • Pré-Screening pour le recrutement
  • Gérer des processus de recrutement
  • Trouver le meilleur prestataire et suivre l’avancée du projet
  • Que ce soit des avocats, designers, déménageurs, tu t’assures de trouver les meilleurs
  • Parfois négocier sans relâche avec des prestataires

6. Ravir les partenaires ou clients clés et CREATE AWE

  • Gérer ses boites emails et trouver la manière de “Create Awe” (notre valeur principale) que ce soit par un petit mot, une attention, ou simplement l’efficacité de la réponse
  • S’assurer que l’on maintienne le lien avec les personnes qui comptent
  • Suivre les anniversaires, documenter des éléments perso sur chaque personne pour les surprendre 

Ta mission c’est une chose, mais ça semble essentiel qu’on t’en dise plus sur nous, car nous ne cherchons pas des gens qui cherchent un Job. 

En fait les personnes qu’on recrute n’ont aucun mal à trouver un emploi, sont même déjà en poste ou pourrait être freelance mais nous rejoignent car ils trouvent avec nous quelque chose qu’ils ne trouvent pas ailleurs…

Rejoindre une aventure pleine d’ambition
Construire quelque chose de grand en équipe,
et contribuer à un projet qui changent des vies et va au-delà d’eux.

 

Mais le mieux, c’est que tu lises ce qui suit et voit si ça fait échos avec toi

Qui sommes-nous ?

Trop de personnes finissent leur vie avec des regrets, c’est pourquoi…

NOTRE mission

Donner aux personnes ambitieuses les outils pour penser par elles-mêmes et vivre la vie qui les inspire vraiment

Concrètement on donne un ensemble d’outils et de stratégies autour
de la productivité, du leadership, du coaching et marketing…
Au travers d’applications mobiles, de plateformes d’e-learning, d’événements
et d’une forte présence sur les réseaux sociaux.

Aujourd’hui, l’industrie de la connaissance fait face à trois problèmes :

1. Une effervescence de théories non fondées

Pour y remédier nous nous sommes entourés de scientifiques, d’athlètes de haut niveau (Fred Bousquet, Frank Leboeuf), artistes (Barry Osborne, producteur du Seigneur des anneaux et Matrix), entrepreneurs (Marc Simoncini, Fred Mazzella, Gary Vee)… Pour décortiquer leurs stratégies et partager des idées contre-intuitives qui provoquent la réflexion.

2. Des idées qui valent le coup, transmises de façon ennuyante et auxquelles malheureusement personne ne s’intéresse

3. Changer est difficile. Et la connaissance seule ne fonctionne pour trop peu de gens

Nous avons trouvé notre réponse dans la mythologie grecque, avec le pacte d’Ulysse.
Son Ulysse (nom grec Ὀδυσσεύς, Odysseus) voulait pouvoir entendre le chant des Sirènes mais tous ceux qui ont essayé avant lui sont morts en le faisant. Il décida donc de mettre de la cire dans les oreilles de ses hommes pour qu’ils n’entendent pas et demande de se faire attacher au mât pour ne pas pouvoir succomber aux chants. Pour la première fois, quelqu’un a pu écouter les sirènes et survivre. Ulysse n’a pas réussi grâce à une volonté hors du commun, mais grâce à un système ingénieux qui ne lui laissait d’autre choix que celui de réussir. Ce type de système a pris le nom de Pactes d’Ulysse.

C’est pourquoi…

NOTRE AMBITION

est de faire en sorte que nos formations sur l’entrepreunariat et le coaching soient aussi attrayantes que de regarder Netflix et aussi efficaces que le pacte d’Ulysse.

Afin de devenir le partenaire incontournable
pour ceux qui veulent des résultats

Pour s'en souvenir tous les jours, on a crée le mur des 100 000 rêves, 
C’est dingue cette sensation pour l’équipe d’accrocher, tous les jours, un nouveau rêve accompli par un de nos clients dans nos bureaux
Aujourd’hui, cette approche a porté ses fruits, et nous a permis de dépasser le

 de followers sur les réseaux, d’organiser des événements et formations en ligne suivies par des milliers de personnes.
D'avoir des articles ou interviews dans de nombreux médias, en voici quelque uns : 
Tout ça c’est bien, mais on voulait plus que du personal branding autour de David Laroche.
Nous avons donc créé 2 nouvelles marques aux ambitions internationales :

La première, appelée Business Impact a pour but de servir les entrepreneurs établis pour faire croître leur entreprise et la seconde Effective Coaching Institute pour former les gens à devenir des lifes ou executives coaches d’excpetion.

Et c’est là que tu rentres en scène.

Pourquoi nous rejoindre ?

Nous ne voulons pas que ton “meilleur” jour soit le vendredi
Mais que tu es le sourire chaque matin

Une culture qui mêle bien-être, performance et sens.

Entreprise ambitieuse

Tout en étant décontractée, nous ne nous contentons jamais
d’”assez bien” et nous cherchons toujours le prochain le projet fou à réaliser
Une entreprise en pleine croissance, synonyme d’opportunités d’évolution !

Centré sur le client

Notre objectif est de surprendre nos clients en leur faisant vivre une expérience qu’ils n’ont jamais vue auparavant. Et faire ce qu’il faut pour avoir un impact dans leur vie.

Autonomie

Nous croyons que les TOP PERFORMERS s’épanouissent dans la confiance et la liberté et le méritent car ils font vraiment avancer les choses.
Nous voulons que tu sois inspiré et non pas micro-managé.

Croissance

Apprendre, se former, se développer fait partie de notre culture. C’est facilité, encouragé et célébré. Avec nous tu sais que tu seras poussé à progresser

Un travail qui a du sens

C’est quelque chose de se réveiller avec ce sentiment que tes talents contribuent à la vie des gens et aident des dizaines de milliers de personnes vivent la vie qui les inspire.

A Players

Nous nous faisons un devoir d’essayer de recruter
des gens meilleurs que nous

Remote by design depuis le 1er jour

Remote Hackers dans l’âme Pour nous, le remote n’est pas une chose qui nous a été imposé à cause du confinement mais fait partie de notre culture depuis le premier jour.
Nous expérimentons toujours de nouvelles façons de rendre le télé-travail aussi chaleureux que nos bureaux.

Une équipe de bonne humeur

A tout moment, tu risques de d’entendre des personne de l’équipe sortir des blagues et rire. Nous croyons que s’amuser fait partie du process qui permet la création de choses extraordinaires.

Pour nous, le travail idéal combine
des collègues exceptionnels et des défis inspirants.

Notre version de l’environnement de travail idéal est d’être entourée
d’une équipe de personnes qui sont extraordinaires dans ce qu’ils font
à la poursuite d’objectifs communs ambitieux.

C’est dans une telle équipe que tu apprends le plus, que tu fais ton
meilleur travail, que tu t’améliores le plus rapidement et que tu
t’amuses le plus.

Mais ça n’est pas tout…
Nous croyons que la performance est indissociable du bien-être
c’est pourquoi on t’offre ces bénéfices

Horaires flexibles Ce qui est plus important pour nous, c’est la valeur que tu apportes plutôt que le moment où tu travailles

350€ de cadeau Fitness Ton abonnement à la salle de sport, au studio de yoga, tes chaussures de course…

Voyage annuel en équipe Nous voyageons quelque part dans le monde, pour connecter, célébrer et clarifier notre prochain défi

Great Office C’est quelque chose de travailler depuis un endroit où il y a une vue à l’infini

Bureau debout pour tous pour tous ceux qui travaillent à distance, nous te donnerons un crédit de 350€ pour avoir un bureau debout

Travaille où tu veux Le luxe de travailler à la maison ou partout dans le monde

Outils modernes Les outils modernes nous rendent la vie tellement plus facile, nous les aimons et sommes toujours prêts à les essayer

Mac Nous sommes des amoureux de Mac, Oui, ils sont chers mais tu le mérites

*pour les employés à

La LIBÉRTÉ
de travailler depuis le monde entier

Travailler de n’importe où dans le monde. Depuis la maison, nos magnifiques bureaux
de Genève ou de Dubaï, un espace de travail en commun, sur la route, etc.
Nous voulons que notre équipe travaille là où elle se sent bien

Ou depuis nos magnifiques bureaux à Dubai ou Genève

Des hauteurs de Dubaï

Quentin aime démarrer sa journée avec un petit café sur la terrasse en clarifiant son objectif du jour
Oui ce sont vraiment tes futurs bureaux
Rooftop au 43ème étage avec terrasse

à la nature de Genève

TLe travail de n’importe où dans le monde est incroyable,
mais nous avons tout de même besoin de nous rencontrer…
rire ensemble, partager nos nouveaux objectifs, c’est pour cela que nous organisons une….

Team building annuel

Reçoit ton billet et rejoint nous pour un team building rythmé de
moments de connection, travail, et fun

Le candidat idéal 😍

Un constat c’est que beaucoup d’assistants(es) ne permettent pas de libérer totalement notre CEO que ce soit :

  • parce que la recherche n’a pas été assez approfondie, et notre CEO doit lui même effectuer une nouvelle recherche par la suite
  • parce que les interlocuteurs administratifs demandent d’avoir au téléphone directement notre CEO, et que l’assistant n’est pas physiquement à côté pour faciliter ça
  • parce que beaucoup d’assistants n’arrivent pas à appréhender des sujets complexes et que l’excellence se joue dans les détails, le seul moyen que David lâche c’est que ça soit mieux fait qu’il ne le ferait
  • parce que l’assistant(e) fait trop d’erreurs, en comptabilité un centime d’erreur c’est déjà trop, tout comme une ligne sur un contrat
  • David est surbooké, et peu patient et a besoin d’une personne qui est capable de gérer de A à Z un projet 

Donc c’est pour toi si tu es

    • Dynamique, tu aimes faciliter la vie des autres et a le sens du service
  • Tu es un(e) PROBLEM SOLVER, tu as l’amour du GAME et le plaisir de l’accomplissement.
  • Extrêmement organisé(e) et Rigoureux(se) : Tu fais attention aux détails, on n’a pas besoin de vérifier ce que tu fais, tu ne fais quasiment jamais d’erreurs et quand ça t’arrive, tu fais en sorte que ça ne soit qu’une fois
  • Tu comprends vite (très important notre CEO n’est pas patient)
  • Tu apprends vite dans des domaines et des sujets variés sur la fiscalité, le droit, la compatibilité… Tu es capable d’absorber une grande masse d’informations, en retenir l’essence et la synthétiser
  • Tu sais te mettre dans la tête de quelqu’un pour progressivement décider à sa place
  • Tu sais faire des recherches approfondies, trouver ce que d’autres n’ont pas réussi, et organiser l’information de manière claire. 
  • Tu t’épanouis dans une communication très directe et concise, parfois sans rondeur.
    • Tu excelles dans la rédaction
  • Tu fais preuve d’initiatives, aimes la prise de décision 
  • Obsédé par l’excellence, tu as du mal à être satisfait
  • Tu as des compétence de gestion de projets 
  • Disponibilité et discrétion, respect de la confidentialité. Tu prends la confidentialité au sérieux. Dans ce rôle, tu seras amené à traiter des informations extrêmement sensibles. Une confidentialité et une discrétion absolues et complètes sont OBLIGATOIRES.
  • Tu aimes le fait de contribuer à une entreprise qui change vraiment des vies
  • Tu es à l’aise dans le chaos, et sait trouver des solutions quand personne ne peut t’aider et à l’aise dans le stress et même stimulé par le challenge. Tu arrives à suivre plusieurs dossiers en parallèle, et à prioriser, tu es excellent dans l’exécution, 
  • Autonome : Chez nous, il ne faut pas avoir peur de mettre les mains dans le cambouis ! 
  • Tu aimes apprendre et progresser
  • Très très à l’aise avec les outils modernes qui changent souvent

 

Langues requises :

French : natif
English : anglais bilingue,

Tu es TOTALEMENT BILINGUE, ton anglais est impeccable, voire même avec un super accent, tu sais entretenir des conversations complexes en Français et en Anglais
Tous nos écrits sont en anglais et 10% de l’équipe est anglophone et ça va grossir.

Tu l’as compris ça peut être un poste stressant et exigeant pour beaucoup mais si ça te correspond que tu as une soif importante d’autonomie, d’avoir de l’impact, et d’excellence, c’est certainement ton job de rêve.

Tu vas jouer un rôle crucial dans le développement d’une entreprise dont les contenus, livres, vidéos, formations, produits seront appréciés par des millions de personnes.
Actuellement nos vidéos youtube et facebook ont été visionnées plus de 100 millions de fois.

Et notre objectif n’est pas simplement de toucher un grand nombre de personnes, nous voulons transformer des vies. Nous recevons chaque jour des messages de lecteurs qui ont utilisé nos articles, nos vidéos, et formations pour perdre du poids, arrêter de fumer, gagner plus d’argent, établir de meilleures relations, créer des entreprises et apporter d’autres changements positifs dans leur vie.

Tu vas contribuer directement à ça !

    Mais peut-être que ce n’est pas pour toi…

    Nous ne voulons pas de gens qui ne font que chercher un “travail”.
    Nous sommes inspirées par

    Une culture de performance et ambition

    Nous voulons avoir un impact
    Et nous rêvons de jouer dans la big league, oui…

    Il y a des clubs de basket-ball qui ont été conçus pour être des clubs amateurs et d’autres qui aspirent à jouer en NBA. Les deux sont très bien et servent leur but.

    Jouer dans la NBA demande beaucoup plus aux joueurs, mais pour certains c’est ce dont ils ont toujours rêvé.
    Certains sont repoussés par l’exigence de Michael Jordan, nous sommes inspirés par lui, par son dévouement à son art et son désir d’excellence.
    Il est certain que nous avons beaucoup à faire pour pouvoir dire que nous jouons dans la big league.
    Mais nous savons que nous le voulons…
    Pour nous, il ne s’agit pas de NBA, il s’agit de créer l’émerveillement chez nos clients, de concevoir la meilleure formation et d’avoir un impact sur le plus grand nombre de vies possible.

    Certaines personnes s’imaginent qu’elles travailleront dans un environnement confortable et sans pression.
    Mais nous avons une culture très orientée start-up où tout va vite, où il y a beaucoup de changements
    et où nous ne te disons pas toujours exactement ce que tu dois faire et comment le faire.

    On se dit des choses, même si elles sont inconfortables, on préfère la croissance au confort de notre ego et on aime ça ! Avec nous, exprimer son désaccord à un manager ou au PDG et savoir argumenter est valorisé !

    L’entreprise est anglophone, tous nos écrits sont en anglais
    Tu dois lire, écrire et parler anglais couramment.

    On encourage la pensée critique et stratégique. On remet en question nos hypothèses, on est attentif à nos biais et on cherche à mettre l’énergie là où l’effet de levier est le plus grand.
    Est-ce que tu vis la critique comme une attaque personnelle ? Est-ce que tu es prêt à recevoir régulièrement des feedbacks pour te permettre de progresser ? A bien les vivre ? A en donner aux autres ?

    nous sommes conscients que ce n’est pas pour tout le monde
    mais nous savons que pour certaines personnes, c’est le genre d’environnement dont elles ont toujours rêvé.
    Si c’est ton cas, alors nous allons adorer travailler avec toi
    (Et tu seras chouchouté avec nous!)

    Comment candidater et rejoindre l’aventure ?

    Process de recrutement

    ❌ Toute candidature copier-coller et non personnalisée va directement à la poubelle.

    ⚠️ Pour aller au bout du recrutement, chaque candidat doit organiser des appels avec ses précédents managers. Si tu n’es pas à l’aise avec cette idée : ne candidate pas ⚠️

    POUR CANDIDATER :

    Il te suffit de remplir un court questionnaire en cliquant sur “Candidate Maintenant”.
    Nous te demanderons d’y joindre ton CV (nous ne prendrons pas en compte les candidatures incomplètes) :

    Google à ses débuts réalisait 12 entretiens d’embauche.
    Apple en fait toujours entre 9 et 12.
    Nous en faisons 4.

    Certains trouveront que c’est encore trop mais pour nous c’est le bon équilibre pour s’assurer que ce job est fait pour toi.
    Parce qu’on souhaite éviter le plus possible que dans 3 ou 6 mois, toi ou nous réalisions que ce job ne te correspond pas et éviter au maximum ces moments toujours inconfortables.
    Pour toi, comme pour nous !

    Déroulement du process du recrutement

    📃Un rapide questionnaire de 7 ou 8 minutes
    📞⚡️Un appel rapide de 15 min par zoom ou téléphone
    📞🌟 Un entretien CULTURE de 60 min par Zoom ou téléphone pour davantage comprendre ton parcours et vérifier en profondeur l’alignement avec nos valeurs et notre culture
    📞 ⚙️ Un entretien TECHNIQUE de 60 min avec ton futur manager pour s’aligner sur ce qui serait attendu de toi et évaluer tes compétences spécifiques
    ⚠️ 👥 Reference Calls : tu organises pour nous au moins 3 appels avec des anciens managers. Nous faisons ça car c’est l’assurance pour toi et l’équipe d’être entourés de A-Players, et c’est aussi une manière d’apprendre à te connaître et de faciliter ton onboarding.

    👪 Welcome aboard !